A pandémia hullámai – vakcinák ide vagy oda – kiszámíthatatlan helyzetet teremtenek, amiben se a munkáltatók, se a munkavállalók nem mozognak komfortosan. Sok cégvezetőben merül fel a kérdés: mi várható hosszú távon? Végleges és állandó home office vagy távmunka? Esetleg valamiféle hibrid munkavégzés? Vagy a hosszú kitérőt követően, szép lassan mindenki visszaáll az irodai munkavégzésre?
A lehetőségek, igények és a válaszok is sokfélék. De egy valami biztos: csak azok a cégek lehetnek a változás(ok) nyertesei, akik biztosítják az ideális körülményeket munkavállalóik számára, illetve egy olyan egységes folyamat- és szabályrendszert, ami mindenki számára megkönnyíti a munkanapokat.
Cikkünkben eláruljuk, hogyan valósítható meg ez költséghatékonyan, függetlenül attól, hogy ki honnan, mennyit és mikor dolgozik.
Nem érdemes figyelmen kívül hagyni a munkavállalók igényeit.
Ha valaki azt gondolná, minden beosztott heti 5 nap home office-ra vágyik, hatalmasat téved. A Pénzcentrum szakemberei több mint 3500 munkavállalót kérdeztek meg (pályakezdőktől a felsővezetőkig) a home office jövőjével kapcsolatban.
A kutatásból többek közt kiderült, hogy:
– A hazai munkavállalók több mint 56 százaléka úgy gondolja, soha többé nem fogunk visszatérni oda, ahonnan 2020 márciusának közepén elindultunk.
– A dolgozók 65%-a elfogadná, hogy a jelenleginél szorosabb „IT-felügyelet” alá kerüljön, ha az nem sérti az ő és családja személyiségi jogait.
– A megkérdezettek mintegy háromnegyede úgy érzi, fontos lenne, hogy „a munka és a magánélet közti egyensúly fenntartására vonatkozó irányelvek az otthoni munkavégzéssel összhangban a jövőben jóval összetettebb formában kerüljenek be munkaszerződésbe”.
– A kizárólagos home office népszerűsége közel sem átütő: a válaszadók 40%-a nem vágyik rá és másik 8%-a nem tudja egyértelműen, elfogadna-e ilyen lehetőséget.
– Sok zavaró tényező hátráltatja a munkavállalókat az otthoni munkavégzésben:
o 25%-uk szerint az információ hiánya, illetve az információáramlás sebessége a legzavaróbb
o 23%-uk szerint sokan (mások) nem csinálnak semmit otthon
o 18%-uk gondolta úgy, hogy a rengeteg meeting a legidegesítőbb
o 12%-uk pedig a kontrollmániás főnöktől borult ki.
Látható, hogy munkavállalói kihívás szép számmal akad. Ugyanakkor fontos megjegyezni, hogy a megváltozott munkakörnyezet nem csak az ő életükre van negatív hatással…
Az ügyvezetőknek és az ügyfeleknek sem könnyű
A hiányos/pontatlan/rendszerezetlen riportok a vezetőségre is rendkívüli nyomást helyeznek. Az ügyfelek pedig jogosan várják el, hogy minden rendben menjen a projektjeikkel, függetlenül attól, hogy ki honnan és hogyan dolgozik. Az akadozó minőség, a bizonytalanság – például „melyik is volt az a dokumentum”, „pillanat, keresem, csak nem emlékszem, melyik mailben küldte át a kolléga”, stb. –, vagy az átállásokkal járó üresjáratok mind-mind rombolják a cég iránti bizalmat.
Senkinek sincs kedve összevetni 5 különböző Word- vagy Excel-dokumentumot, hogy kiderüljön, hol is szerepelt az a félmondat, amit fixáltak az előző online meetingen, amelyen egyébként a senior kolléga 20 perces késéssel jelent meg, mert nem is tudott róla, és ahol a leggyakrabban elhangzó mondat a „kérlek, ismételd meg, nem hallottam onnantól, hogy…” volt.
Úton a megoldás! És otthon. És az irodában.
A kkv-vállalatok egy része az online működésre való átállást jobb híján rengeteg különböző applikációval oldotta meg. Csakhogy működés közben kiderült, hogy a programok nem kompatibilisek egymással, az ingyenes verziók nem tudják azt, amire szüksége lenne az alkalmazottaknak és a cégnek, illetve nem is egyértelmű a használatuk. Arról nem is beszélve, hogy ami elsőre költséghatékony megoldásnak tűnt, az később (amikor kiderültek a limitációk és a valódi céges igények) már kimondottan nagy terhet jelentett a vállalkozásnak.
Jó hír, hogy létezik olyan lehetőség, amelynek köszönhetően a cégek a világ első számú felhőalapú e-mail és üzleti megoldásait kaphatják meg, egyszerre. A Microsoft 365 ugyanis egy olyan rendszer, amelyben bombabiztos a dokumentumkezelés, és az összes kolléga elér minden adatot, egy platformon. Bárhonnan, bármikor, bármilyen eszközről, transzparens módon.
Elsőre komplikáltnak hangozhat egyetlen integrált megoldás, amely többek között tartalmazza a Windows, Mac, iOS és Android rendszerről is elérhető Teamst, a OneDrive-felhőtárhelyet és az olyan, cégek számára kiemelten fontos Office-applikációkat, mint a Word, az Excel, az Outlook és a PowerPoint asztali vagy akár webes verziója. A tapasztalataink azt mutatják, hogy a cégek munkavállalóinál gyakran nem egységes a programismeret, a korábbi alkalmazások használatából eredő rutin és megértés. Egy-egy új rendszer bevezetésénél ezért nagyon fontos, hogy erre is kellő figyelem és energia jusson.
A BitMist-nél például külön időt allokálunk a kihívás kezelésére. Amikor ügyfeleink felkérnek minket egy-egy ilyen program bevezetésére, akkor szakértőink – felmerülő igény esetén – fel is készítik a felhasználókat a rendszerek használatára, és segítenek a cégekre szabni a leghatékonyabb üzleti megoldásokat.
De milyen programok vezetnek el a leghatékonyabb üzleti megoldásokhoz?
Az Office 365 segítségével annyira felgyorsul a belső céges kommunikáció, a back office és adminisztrációs folyamatok pedig olyan hatékonyan, gyorsan és hibamentesen zajlanak, hogy a beosztottaknak eszükbe sem jut, hogy álláshirdetéseket böngésszenek.
Az ugrásszerű pozitív változás többek között a SharePoint Online-nak köszönhető, amely az egész szervezetben segíti a csapatmunkát azzal, hogy mindenki gyorsan megtalálja a keresett információkat. De nem feledkezhetünk meg a Yammer-ről sem, amely akár 10.000 résztvevő hatékonyabb kommunikációjához járul hozzá, és biztosítja, hogy senki se ismételjen meg olyan feladatot, amit már valaki más elvégzett. A Microsoft Stream pedig kategóriákkal egyszerűbbé és jobb minőségűvé teszi a céges értekezleteket és képzéseket, bárhol is legyenek a munkavállalók.
A technika adott, de mi a helyzet az emberi tényezőkkel?
Ugyan az olyan korszerű alkalmazások segítségével, mint a Microsoft Sway, szinte gyerekjáték elkápráztatni a potenciális ügyfeleket (anélkül, hogy a munkavállalók túlórákat halmoznának fel például a bemutatókészítés során), azért mindent még a legjobb appok sem oldanak meg helyettünk.
A felesleges terhek, a tudáshiány, a technológiai bizonytalanság vagy a nem megfelelő fókusz miatt a folyamatok elcsúszhatnak az emberi tényezőkön. Ezért rendkívül fontos, hogy megfelelő képzéssel támogassuk a csapattagokat, akik így még kompetensebbé és hűségesebbé válnak. A BitMist senior automatizálási szakértőinek segítségére ebben is számíthatsz.
Siker a számok nyelvén
Ami jó az alkalmazottaknak, az általában a cégeknek is hasznára válik. Egyik ügyfelünk régi irodai szerverét kiváltva az összes dokumentumot a felhőbe költöztettük. Ennek köszönhetően az egész csapat hozzáférhetett (a jogosultságoknak megfelelően) a szükséges adatokhoz home office-ban is. A munkaidőt tekintve mintegy 20%-ot sikerült azon spórolni, hogy a szerveren való sikertelen keresgélést, és az irodában ülő kollégáktól való dokumentumbekéréseket sikerült kiküszöbölni.
Egy másik hazai kkv-ügyfelünknél állandó problémát jelentett a spammennyiség és az irodán kívüli akadozó e-mail-kiküldés. A Microsoft 365 segítségével gépen, tableten és mobilon is 0-24-ben bombabiztos e-mail-rendszert sikerült kiépítenünk csapatuknak. Ennek eredményeként a sales team közel 10%-kal több sikeres üzletet zárt, hiszen onnantól nem kellett a reakcióidő és az e-mailek fennakadása miatt a konkurenciához forduló ügyféljelöltek miatt aggódni. (x)
Partner tartalom
Szólj hozzá